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Excelでプルダウンリストを作る方法

Excelでプルダウンリストを作る方法


Excelで書類を作っていると、「ここは選択方式にしたいな」と思う部分が出てきたりします。

その都度入力内容が変わる項目では使えませんが、内容が限られている項目はプルダウンリストを作り、いくつかの選択肢の中から選べるようにしておきましょう。そうすることで、データ入力時の手間が省けたり、誤入力を防いだりすることができます。

それでは早速、Excelでプルダウンリストを作る方法を見ていきましょう。

プルダウンリストは、たった3ステップで作ることができます。

STEP1 選択肢を入力する

実際にプルダウンリストを表示させたいのがSheet1の場合、新しいシートを作ってSheet2に選択肢として表示する内容を入力します。

同じシートに入力しても問題ありませんが、分けた方が見やすいでしょう。

Excelの操作画面

上の画像では、あとで見たときになんの項目なのかわかりやすいよう、A1に「職業」と入力しています。これはあってもなくてもいいです。A1から選択肢を入力してももちろんOKです。


STEP2 選択肢に名前を付ける

選択肢を入力したセルを選択して右クリック⇒「名前の定義」をクリックしてください。

画像ではA2からA10を選択しています。

Excelの操作画面

すると、「新しい名前」ダイアログが表示されるので、「名前」の部分に「職業」などと適宜わかりやすい名前を付け、「OK」をクリックします。

「新しい名前」ダイアログ

これで名前の定義が完了しました。

STEP3 データの入力規則を設定する

プルダウンリストを表示させたいシートに移動し、実際に表示させたいセルを選択してください。

「データ」タブをクリック⇒「データの入力規則」をクリックします。

Excelの操作画面

「データの入力規則」ダイアログが表示されますので、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。

「元の値」の部分に、画像のように「=<STEP2で定義した名前>」と入力してください。イコールは半角です。

最後に「OK」をクリックして終わりです。

「データの入力規則」ダイアログ

プルダウンリストが作成されました。

Excelの作業画面

定義した名前の変更

定義した名前を変更したい場合は、まず選択肢を入力したシートに移動し、「数式」タブをクリック⇒「名前の管理」をクリックします。

Excelの操作画面

名前の一覧から変更したいものをクリックで選択し、「編集」をクリックします。

「名前の管理」ダイアログ

参照範囲の変更は、画像のように入力欄の右横にあるボタンをクリックし、セルを選択し直すことで可能です。

「名前の編集」ダイアログ

範囲を選択⇒「名前の編集」ダイアログの入力欄右横にあるボタンをクリックします。

Excelの操作画面

「OK」をクリック⇒「名前の管理」ダイアログを閉じて変更の完了です。

プルダウンリストの削除

作成したプルダウンリストを削除したい場合は、プルダウンリストを設定したシートに移動し、プルダウンリストのセルを選択⇒「データ」タブをクリック⇒「データの入力規則」をクリックします。

Excelの操作画面

「データの入力規則」ダイアログが表示されたら、「すべてクリア」をクリック⇒「OK」をクリックしてください。

「データの入力規則」ダイアログ

これでプルダウンリストが削除されました。

おわりに

今回は、Excelでプルダウンリストを作る方法をご紹介しました。

このように、プルダウンリストは

  • 選択肢を入力する
  • 選択肢に名前を付ける
  • データの入力規則を設定する

のたった3ステップで作ることができます。とても簡単ですよね。

プルダウンリストは、住所録、家計簿、企画書等々、使う機会が多いと思いますので、しっかり作成手順を覚えておきましょう。